Hospodaření spolku - OOCSV

Při aktivitách spolku se prakticky týká hlavně žádostí o projekty, dary, jednání s Krajským úřadem s Obecními úřady, Finanční správou, apod. Kterýkoli člen spolku se může do do komunikace zapojit. V okamžiku podpisu smlouvy nebo žádosti však musí být přítomni zmínění 2 staturátní zástupci, aby se jednalo o platné uzavření smlouvy.

Každý pobočný spolek musí mít vlastní účet v bance. Tato skutečnost přímo vyplývá ze způsobu fungování Svazu, kdy jsou peněžní prostředky, například dotace pro včelaře nebo platby za léčivo, zasílány bezhotovostními platbami. Bez účtu se dnes už neobejdete...

K uzavření nového účtu v bance je potřeba, aby byli přítomni alespoň předseda a pokladník. Banka si ověří jejich totožnost a porovná ji s údaji v Rejstříku. Teprve potom může dojít k otevření nového účtu nebo ke změnám v přístupech. K účtu může mít přístup víc osob, každá má svoje jméno a heslo. Jednotlivé operace jsou vždy v bance dohledatelné podle přihlášení. Každý si proto musí svoje přihlašovací údaje hlídat a nesdělovat je jiné osobě (neboť má hmotnou odpovědnost). Navíc je dnes u většiny bank obvyklé, že přístup je ještě ověřen potvrzovacími kódy v SMS zprávách. Takže si při cestě do banky nezapomeňte vzít i telefon.

Z nabídky bank roku 2018/2019 mohu doporučit třeba FIO, kde můžete mít účet pro neziskovku včetně pohybů na účtech zcela zdarma. Pokud chete mít peníze pod kontrolou, lze využít možnosti otevřít si transparentní účet. Pohyby na tomto účtu jsou veřejně přístupné.

Setkal jsem se s případem, že i při výběru z účtu v hotovosti vyžadovala banka 2 osoby na přepážce. Samotnému pokladníkovi odmítla peníze vydat! V případě spolku si totiž úředník vždy ověřuje v Rejstříku, kdo jedná... I s takovým přístupem je třeba počítat. Řešením je preference bezhotovostních plateb nebo používání kreditní karty. Pohlídejte si ale v aktuálním ceníku poplatek za kartu i za výběr z bankomatu...

Obvyklou praktikou je, že pokladník má kasu doma a nese za ni hmotnou odpovědnost. Tento vztah je především o vzájemné důvěře v rámci vaší organizace. Případy, kdy by rodinní příslušníci v případě úmrtí pokladníka odmítli peníze vydat, nejsou naštěstí časté (leč staly se). Peníze v pokladně kontroluje nejméně 1x ročně Kontrolní komise v rámci svých povinností a porovná stav hotovosti s účetním stavem.

Z praktických důvodů doporučuji, aby byly všechny důležité dokumenty uloženy na jednom místě, které je přístupné více členům spolku a zabezpečené odpovídajícím způsobem. Pokud je to možné, doporučuji použít uzamykatelnou plechovou skříň (např. umístěnou v klubovně). Máte tak na jednom místě uložen archiv všech účetních dokladů za předchozí roky činnosti spolku! Pokud spolek ztratí z jakéhokoli důvodu přístup k účetnictví, bude to pro jeho vedení představovat velmi vážný problém (například velmi těžko najdete pokladníka, který dodělá účetnictví, pokud mu polovina dokladů v roce chybí). Pokuste se toto riziko v rámci vašich možností minimalizovat...