Mzdy

Příručka hospodáře

Mzdová problematika je značně obsáhlá a její bezchybné zvládnutí už vyžaduje víc než jen "hobby přístup". Náhled do všech úskalí nabízí např. Oběžník 3/2017. Já se chci ale zaměřit na nejjednodušší možné řešení pro ty z vás, kteří si chtějí vyplatit v rámci organizace mzdu a splnit přitom všechny z toho plynoucí náležitosti. Nahlédnutí do světa mezd je vyšší úroveň ale zaručuji, že se zde naučíte spoustu nových věcí! Praktické je mít zřízenou Datovou schránku - ušetříte si tím běhání po úřadech. Datová schránka je pro komunikaci s úřady zadarmo, je to proto levnější varianta než elektronický podpis (cena Kvalifikovaného certifikátu se pohybuje kolem 400Kč/rok). Datovou schránku zařídí statutáři na České poště víceméně na počkání...

Z jakého titulu lze čerpat finanční odměnu:

Funkční požitky (pouze pro funkcionáře)
Dohoda o provedení práce (DPP)
Dohoda o pracovní činnosti (DP'Č)
Pracovní smlouva

Pokud si odhlasujete, že si vyplatíte odměnu z kasy "jen tak" a ještě si to zaúčtujete, pak jste hrubě porušili zákon! Dopouštíte se klasického rozkrádání majetku + daňového úniku... V případě kontroly Finančním úřadem může dostat organizace vysokou pokutu a zodpovědným osobám (předseda, jednatel) může být soudem uložena i náhrada vzniklé škody.

O něco čistější, leč ne správná varianta je odměna v podobě "hmotného plnění". Je možné nakoupit reklamní předměty nebo spotřební materiál, který "se spotřebuje k užitku a radosti všech". Je třeba volit takové řešení, které neodporuje zdravému rozumu. Předměty musí být současně v souladu s hlavní činností spolku!

Příklad:

Organizace má včelařský kroužek a vlastní včely. Koncem léta nakoupí mezistěny ve větším množství a do konce roku "je spotřebuje". Stejně tak nakoupí pracovní a ochranné pomůcky, které do konce roku "doslouží". Upozorňuji, že se jedná o řešení na ostří nože, které je potřeba si v případě kontroly obhájit... Rozhodně ho neobhájíte v případě, kdy jako organizace žádné včely nevlastníte. Stejně tak pokud nemáte jako organizace vozidlo, nemůžete nakupovat a dávat si běžně do účetnictví pohonné hmoty bez řádného zdůvodnění. Reálně se dají nakoupit reklamní předměty, propisky, CDčka, trička s potiskem, zakázkové kravaty s logem, čepice, odborná literatura, zaplatit odborná školení, apod...

Nejsprávnější řešení je samozřejmě forma pracovního vztahu. Tou nejjednodušší variantou je uzavření DPP s celkovou vyplacenou částkou do 10.000Kč/měsíc. Dohoda současně nesmí přesáhnout 300 hodin ročně. U této formy pracovního vztahu musíte odvést pouze 15 % srážkovou daň.

Ostatní uvedené formy odměn nebudu rozvádět, protože převážně znamenají i odvod zdravotního a sociálního pojištění a jsou tudíž složitější a pracnější.

Co obnáší zaměstnání formou DPP?

Uzavřít písemnou formou Dohodu, obsahující potřebné údaje - dohodu podepisuje statutární zástupce
Vést výkaz práce (doklad, že se čerpalo dle dohody) - výkaz práce podepisuje jednatel
Vypracovat a vést pro každého zaměstnance Mzdový list
Vyplatit mzdu v řádném termínu
Odvést 15 % srážkovou daň vždy v následujícím měsíci po vyplacení mzdy
Na konci roku provést vyúčtování srážkové daně a odeslat ho Finančnímu úřadu
Na žádost zaměstnance zpracovat Zápočtový list a/nebo Potvrzení o zdanitelných příjmech
Uzavřít dle vyhlášky 125/1993 Sb. Zákoné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele (ze zákona ho zajišťuje Kooperativa)

AD 1)

Vzory DPP můžete najít na internetu, přikládám dohodu jako příklad. Žlutě uvedené náležitosti je třeba vyplnit. Pamatujte, že uzavíráním dohod začínáte pracovat s osobními údaji. Nepotřebujete zde žádný souhlas jako u diskutovaného GDPR, ale přesto zde platí podobné zásady. Mzdové složky nemají být volně přístupné.

Odměnu lze formulovat jako pevnou částku za odvedení díla nebo hodinovou sazbou podle počtu skutečně odpracovaných hodin, které si ze zaměstnancen dohodnete.

AD 2)

Výkaz práce podepsaný jednatelem je pro pokladníka pokynem a účetním podkladem k vyplacení mzdy. Můžete použít jednoduchou tabulku jako v tomto příkladě.

AD 3)

Vypracovat Mzdový list je povinná náležitost. Navíc ho musíte archivovat po dobu 30 let! Jak má vypadat uvádím na tomto příkladě. Pokud si chcete o náležitostech přečíst více podrobností, můžete je najít třeba na tomto odkazu.

AD 4)

Při vyplácení mezd si pohlídejte zejména správnost čísla účtu. Zaplacení na chybný účet znamená komplikaci. Pokud se platba vrátí, je to ten lepší případ...

AD 5)

Já osobně odvádím srážkovou daň ve stejném měsíci jako mzdy. Je to špatně, ale zatím jsem s tím neměl při vyúčtování na Finančním úřadu (FÚ) problém. Usnadňuje mi to výrazně práci, odvedu vše najednou a nemusím na to myslet. Odvádí se na účet České národní banky dle příslušného předčíslí. V případě srážkové daně budete odvádět na účet: 7720-77628621/0710. Jako VS uveďte IČ vašeho spolku.

Vypadat by to mělo takto:

POZOR! Pokud u vás zaměstnanec podepíše "růžové prohlášení", pak za něj daň neodvedete! Uplatňuje totiž slevu na dani na poplatníka. Ta je aktuálně 24 840 Kč za rok. Při vyplácení částek do 10.000Kč a srážkové dani 15 % to je maximálně 12x1500=18 000 Kč. Takže to nemusíte řešit a nic za něj nebudete celý rok FÚ odvádět.

Případ, kdy u vás zaměstnanec podepíše prohlášení, ale nastane jen výjimečně. Většina pracujících má podepsané prohlášení u svého zaměstnavatele (podepsat smí každý člověk jen na jednom místě). Doporučuji se předem se zaměstnanci domluvit...

AD 6)

Aby to nebylo tak jednoduché, bude na konci roku udělat ještě vyúčtování srážkové daně a podat ho na FÚ a to do konce března následujícího roku. To už je horší, protože musíte vědět, který typ formuláře použít! a že jich na FÚ mají na rozdávání...

Správný formulář přikládám zde v příloze vyplněný ke stažení jako vzor. Zvolte stejný typ tj. "Vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických osob" a postupujte při vyplňování podle něj.

Velmi doporučuji vyplňovat obecně všechna podání v online aplikaci EPO! Elektronický formulář po vás kontroluje zjevné chyby a obsahuje i nápovědu. Po vyplnění ho můžete vytisknout a statutár ho může odnést na místně příslušny FÚ.

AD 7)

Pokud se dostanete až sem, máte v podstatě vyhráno. Při srážkové dani po vás většina zaměstnanců nebude nic chtít. I tak buďte připraveno a použijte tyto vzory k vyplnění formulářů, na které mají zaměstnanci právo. Zde uvádím Zápočtový list a zde Potvrzení o zdanitelných příjmech (tento formulář mám jen převedený OCR, za což se omlouvám, ale většina věcí se tam nemění).

AD 8)

Třešničkou na dortu je povinné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za pracovní úraz. U DPP budete platit za všechny vaše zaměstnance paušální částku 100kč/čtvrtletí. Zásadní nevýhodou je uhlídat termíny, kdy se musí platit. Platíte za každé čtvrtletí, kdy máte nějaké zaměstnance. Pokud je nebudete mít, odhlašte se na pojišťovně (dejte jim o tom vědět, aby nevymáhali zpětně nějaké penále a nevznikly problémy).

Registraci si uděláte online. Pojišťovna vám nic nepošle - jedná se o zákonnou povinnost, takže zaměstnavatel MUSÍ platit sám od sebe. Do účetnictví si uložte Přihlášku k pojištění odpovědnosti vytisknutou z online stránky, kde se budete registrovat. K registraci nic zvláštního nepotřebujete, jen vyplníte údaje online a tím je to hotové.

Splatnost pojistného:

1. čtvrtletí od 1.1. do 31.1.

2. čtvrtletí od 1.4. do 30.4.

3. čtvrtletí od 1.7. do 31.7.

4. čtvrtletí od 1.10. do 31.10.